20131110__8943750262

Etkin Toplantı Yönetimi

Toplantı kelimesini duyunca ne hissediyorsunuz? Yüzünüzün aldığı ekşimiş ifadeyi buradan görür gibiyim! Muhtemelen, bahsi geçince bile zaman kaybı olarak gördüğünüz bu sıkıcı toplantılara girmiş kadar oluyorsunuz.

Toplantılar, ne yazık ki iş yaşamının en sıkıcı ve verimsiz geçen zamanlarından biridir. Saatlerce süren bir toplantının ardından, hala değişmeyen birçok konu olması ise, nasıl etkin bir toplantı yapılacağı sorusunu akıllara getirir.

Toplantılara katılmadan önce, toplantının içeriği, toplantıdaki bireysel rolünüz, dahil olacağınız herhangi bir konunun varlığı ya da bu sıkıcı eylemin vaktinizin ne kadarını çalacağı konularında endişeler mi taşıyorsunuz?

Verimli bir toplantı, toplantı esnasında değil, öncesinde başlar. Gerçekleştirilecek olan toplantıda nelerin konuşulacağına dair gündem konularının belirlenmesi, toplantı esnasında zamanın etkin bir şekilde yönetilmesine yardımcı olur. Bu konular, oldukça basit ama bir o kadar da kritik maddeler şeklinde belirlenebilir. Gelin sizle beraber, tecrübelerim doğrultusunda keşfettiğim, toplantının verimliliğini arttırmaya yönelik TaBaK metodunu uygulayalım.

Toplantı esnasında gündem maddelerini oluştururken, her bir satıra konu başlıklarını yazın. Yan tarafa ise kolonlar oluşturun ve birinci kolona T, B ve K harflerini yazın. T harfi Tartışmayı ifade eder ve katılımcılara, belirlenen gündem maddeleri hakkında tartışılacağı mesajını verir. B harfi, Bilgilendirmeyi ifade eder. Bu kısım için önceden hazırlanıp, hazırlanmamanız mühim değildir ve mevcut konular hakkında bilgi aktarımı yapacağınız, katılımcılar tarafından anlaşılır hale gelir. K harfi ise Karar kelimesinin kısaltmasıdır ve yapılan toplantı sonucunda, katılımcılar ile beraber belli başlı kararlar alınacağını ifade eder.

Oluşturduğunuz ikinci kolona, toplantıyı sunacak kişilere ve belirlenen konularla kimlerin ilgileneceğine dair bilgileri yerleştirin. Önceden belirlemiş olduğunuz gündem maddeleri hakkında bilgiye ve veriye sahip kişilerin katılımı, toplantıyı çok daha verimli bir hale getirecektir.

Üçüncü kolona ise, toplantıda konuşulan konuların son bulacağı tarihi ve bu süreçte kimlerin aktif olarak görev alacağını yazın. Katılımcılara, üstlenecekleri görevler ve bitiş tarihi hakkında bilgi vermeniz, üzerinde durulan konuların sonuca ulaşmasını hızlandıracaktır.

Son olarak, toplantı bitiminden sonra, konular, belirlenen görevler ve bitiş tarihi konusunda alınan kararları, yazılı bir biçimde katılımcılara ulaştırın. Böylece her bir katılımcı, konular ve görev dağılımları konusunda netliğe kavuşacaktır. Bu akışı, sistematik bir şekilde gerçekleştirebildiğiniz zaman, etkin geçen toplantılara önderlik edebilirsiniz.

Sizin başarınıza…

Bu yazıyı paylasın...
Tweet about this on TwitterShare on FacebookShare on Google+Pin on PinterestShare on LinkedInDigg thisShare on StumbleUponShare on TumblrEmail this to someonePrint this page

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir